如何准备投标文件

(图片来源:iStock)

招标工程的目的是为了从市场上获得一个公平和有竞争力的价格，以实现你所建议的项目。问题在于，变量是无限的，你的调查的基础从根本上是有缺陷的，是开放的解释，策略和假设。

全面的、经过深思熟虑的投标文件是必不可少的，这既可以为你的项目获得现实的价格，也可以确保你的项目在现场运行时符合预期的预算。

请继续阅读，了解投标信中应该包含哪些内容，以及如何进行投标过程。

简历内容

简单来说，你需要写下你想要的东西。这比乍一看要复杂得多，因为你需要结合对项目的各种影响，其中可能包括规范、图纸、性能要求、立法框架和权限(规划、建筑控制等)、时间表和获得这些的方法。

为妥善规划工程项目，承建商需要:

该包需要包含以下关键文档:

文档的重点是避免假设和“缺乏知识”。还要确保文件彼此一致，避免出现解释的机会。

你的目标是得到一个全面的、现实的、与市场上其他公司可比的价格，以了解你是否得到了最好的价值。在签订合同之前，您可以随时调整和修改工程，但投标过程应该在投标公司之间得到控制和一致。

建议首先非正式地与至少四人(理想情况是六人)接触，向他们介绍你的计划并衡量他们的兴趣。理想情况下，你应该通过推荐、个人知识和声誉来寻找这六种选择，但加入一个未知的“未知因素”也无伤大亚，因为这可能有助于在新公司热衷于打入市场的情况下，找出最具竞争力的价格。

通过对话和评估兴趣，你可能会有三到四家公司同意投标。这些将构成你的列表，并将全部发送一个包的文件。

除了与你的工作相关的成本和详细的申报表，你还应该要求承包商提供额外的支持文件，作为投标申报表的一部分。这些包括:

当你开始招标时，有几家公司退出并拒绝投标是很正常的。不要生气，也不要往心里去。这是非常常见的，如果承包商决定他们不想要/得到一份工作，这只是工作量非常繁忙和招标成本的结果。

文件发出后，给每个承包商打个电话，检查他们是否有所需的一切。人与人之间的接触是有效果的，这是一个有趣的现象——与你交谈的人的名字会确保他们更投入到你的项目中去。电子邮件没有人情味，很容易被忽略或拒绝。

实事求是，在发出询价前与承包商沟通，了解他们的时间需求，并据此设定回函期限。在我看来，任何少于三周的投标都是在邀请一份受到严格限制的投标，然后需要再进行四周的谈判才能完成。

他们需要收到文件并对其进行评估，然后再将其发送给专业分包商进行成本计算。一旦这些价格回来，承包商已经测量和理解了他们所有的直接工程，他们将整理价格。

我要提醒大家不要设定太短的时间表，并记住招标过程受到以下几个因素的影响:

当你仔细看你的投标回报时，创建一个电子表格来比较每个价格是有意义的。你可以把你的承包商已经完成的合同总额分析作为准确比较的基础。

您将立即能够准确地了解不同的承包商是如何分摊成本的，看到任何遗漏的项目和任何直接关注的领域。典型的情况包括:

工程的总体成本可能和预期的一样，但在进行分析时，你会注意到一个承包商的基础成本比其他承包商高得多，而装饰成本要便宜得多。为什么?

这可能是承包商针对现场发现的典型问题进行对冲的一种策略。如果在挖掘过程中出现问题，任何额外的成本通常都将与招标中允许的金额成比例，如果人为夸大，可能会带来额外的利润。

同样，当你在早期有很多额外的花费时，你会热衷于省钱，装饰主要是一个简单的DIY任务。如果你的承包商为了省钱而忽略了这些，他们的预期利润就会减少。因此，如果他们已经降低了这些成本，他们很可能会寻求对冲。你可以说我愤世嫉俗，但我确实在很多场合看到过这种情况。

一旦计划出来并进行比较，你就可以看看那些可能不包括在内的项目。为了获得投标者之间的全面比较，你需要“插入”那些缺失的项目，并获得与其他承包商相当的津贴，以获得可比的价格。

PC(主要成本-表示尚未最终确定的项目)和临时金额需要确定和考虑。如果承包商将某些项目作为临时项目，你需要检查他们是否允许相同金额的资金，以便在这个阶段进行真正的比较。因此，如有必要，在所有标书中“插入”相同的临时金额。

我们的目标是获得一个公平的竞争环境，每个出价都被理解，并与其他出价平衡，以获得成本的真实情况。此时，您现在可以更好地评估工作的可能成本，并选择您希望进一步合作的承包商——通常是最低的两个。

然后，你可以就他们的出价进一步“采访”他们——找出你认为有限的项目，并试图通过同意这些项目的固定价格来让他们确定临时金额，这样你就可以确保所有“已知的未知”都得到了建立、询问和处理。

你现在已经准备好开始…

鲍勃是英国领先的特许测量师之一，在自建和施工方面拥有超过30年的经验。在几家主要承包商和主要测量咨询公司的职业生涯帮助他强化了成本估算和控制是自我建设的基本原则的方法。他之前在全国各地的房屋建造和翻新展上主持过研讨会。